A sua mente é um dos seus ativos mais valiosos. Mas a verdade é que você consegue reter uma quantidade limitada de informações por vez. Conforme você ouve, vê e experimenta, a sua memória fica cheia. É como quando você pede para encher o tanque, e o injetor de combustível se fecha. Você pode tentar o quanto quiser, mas não há espaço para mais nada.

A boa notícia, entretanto, é que, conforme você ouve, assiste e experimenta ativamente, você pode fazer anotações, para se lembrar depois. Isso é benéfico a curto prazo, mas também a longo prazo. Fazer anotações ajuda você a criar a sua própria biblioteca gigante de conhecimento.

Isso pode soar como uma ferramenta de produtividade incrivelmente óbvia, mas com que frequência e quão bem você faz isso? Eis um guia útil para levar as suas anotações a um outro nível.

Invista nas ferramentas adequadas

Quando você vai a uma reunião, leva caderno e caneta? Ou você pega um pedaço de papel da sua mesa e começa procurar algo para escrever, quando estiver na sala de reuniões? O primeiro passo para fazer boas anotações é ter as ferramentas adequadas como uma caneta e um caderno. O seu caderno de confiança irá ajudar você a ficar organizado, de modo que você tenha todas as suas notas em um só lugar.

Anote e depois leia, leia, leia

Depois que você terminar uma reunião ou um brainstorm, assistir a uma apresentação, certifique-se de realmente voltar e ler as anotações que você fez. Com frequência, as pessoas fazem anotações, mas não as leem, o que resulta em benefício zero. Consultando as suas anotações após a reunião e novamente, mais tarde, as informações façam mais sentido e terão mais impacto. Não é o fato de fazer anotações ruins que leva uma pessoa a não compreender algo mas sim o não ler o que foi anotado. Você pode ter uma estante cheia de cadernos, mas, se você nunca os ler, eles não terão valor.

Escolha analógico ou digital

Apesar de papel e caneta terem sido a base das anotações por séculos, o surgimento dos tablets e o uso dos laptops deram uma importância muito maior às anotações digitais. Escolher entre o analógico e o digital depende do que deixa você mais confortável e do que oferece mais valor, no final. Para reuniões curtas, talvez seja mais útil usar papel e caneta, para que você possa anotar rapidamente as ideias. Para reuniões mais longas e apresentações, o seu laptop pode ser mais útil, pois você poderá estruturar cargas de informações mais efetivamente. Seja qual for a sua preferência, a única coisa que importa é que você faça as anotações.

Seja organizado

Mais organização quer dizer mais valor. Entretanto, ao se fazerem anotações manuais, é difícil criar diretrizes ou estruturas rigorosas, porque você não tem como avançar ou voltar e reordenar blocos de texto. O que pode ser muito útil é começar a fazer anotações sempre com estes pontos chave em mente: Título, data, participantes (se for relevante) e um resumo breve da finalidade da reunião.

Também pode ser muito útil transferir suas anotações manuscritas para o seu computador, especialmente se você tiver feito muitas anotações. É claro, esforce-se para ser organizado com caneta e papel, criar colunas sempre ajuda, mas não hesite em digitar as suas anotações, para melhorar a qualidade e se lembrar ainda mais.

Desenhe

Além de apenas escrever, desenhar também à um fator-chave para anotações eficientes. O enfoque conhecido como mind-mapping (mapas mentais) acrescenta uma estrutura visual às anotações e permite que você veja como as ideias se relacionam umas às outras. O mind-mapping começa escrevendo-se uma palavra no centro da página e fazendo um círculo ao redor dessa palavra. Essa palavra ou frase o seu conceito principal. Depois, faça linhas saindo do conceito principal e adicione ideias ou frases relacionadas. Você pode até usar um código de cores em partes diferentes do seu visual, para ajudar a separar ideias. E boa notícia é que você não precisa saber desenhar, para se beneficiar disso.

Sublinhe as ideias importantes

Essa pode ser a dica mais óbvia, mas sublinhar palavras e frases faz com que elas se destaquem, ajudando você a se lembrar facilmente das informações. Ainda mais se você usar um código de cores nelas. Outro bom modo de enfatizar ainda mais informações importantes é escrevê-las em MAIÚSCULAS e usar canetas coloridas para isso. Mas, quando você estiver digitando, usar o negrito, em vez disso, pode fazer as ideias realmente saltarem da pégina.

Escreva depois

Como é difícil escrever, ouvir e participar das reuniões ao mesmo tempo, reserve um tempo para fazer anotações adicionais, após a reunião, quando você voltar à sua mesa. Considere isso como uma chance de limpar suas anotações, mas tambêm um tempo para escrever livremente e até colocar suas ideias no papel.

Produtividade anotada!

Não é surpresa que fazer anotações afete sua produtividade e sua criatividade. Isso ajuda a lembrar informações importantes e oferece uma visão mais clara dos objetivos que você está tentando alcançar. Tudo o que você precisa é investir algum tempo nas suas habilidades de fazer anotações e você irá colher os benefícios muito rapidamente!

Aplicativos para ir além

Se você está sempre em trânsito e prefere fazer anotações no seu tablet, eis alguns aplicativos muito úteis para isso.

ColorNote: Além de ter praticamente todos os recursos de anotações que você possa estar procurando, ele permite que você use códigos de cores em todas as suas notas, tornando muito mais fácil organizá-las.

Evernote: O motivo principal por esse ser um dos aplicativos de anotações mais populares é a flexibilidade que ele oferece. Você pode fazer anotações em texto comum, listas, notas com imagens e com voz, em um só aplicativo!

FreeNote: O que destaca esse aplicativo dos outros é que ele oferece uma variedade de opções para criar anotações usando-se uma estilos é para aqueles de nós que ainda preferem anotar à mão, mesmo em um tablet.

Fonte: HP Technology at Work